Privacyverklaring RailSysteem

Deze privacyverklaring geeft u meer informatie over de verwerking van uw persoonlijke gegevens bij OBV-Logistiek B.V., zowel via de webapplicatie als de app van RailSysteem.

Contactgegevens van het bedrijf

OBV-Logistiek B.V.
Reitscheweg 1, 5232 BX ’s-Hertogenbosch

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring en de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u ons per e-mail bereiken: info@obv-logistiek.eu

Wie is verantwoordelijk?

RailSysteem, omvattende de webapplicatie en de bijbehorende mobiele app, wordt aangeboden door OBV-Logistiek B.V.

Voor zover uw gegevens via RailSysteem worden verwerkt en uw werkgever heeft bepaald welke gegevens noodzakelijk zijn voor de verwerking, is uw werkgever de verwerkingsverantwoordelijke (d.w.z. de partij die bepaalt voor welke doeleinden en met welke middelen persoonsgegevens worden verwerkt). OBV-Logistiek B.V. treedt op als verwerker (de partij die namens de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt) conform de met uw werkgever gesloten verwerkersovereenkomst. In deze gevallen volgt de verstrekking van persoonsgegevens veelal op basis van wettelijk voorschrift of een expliciete instructie van de klant.

Voor zover uw gegevens via RailSysteem worden verwerkt en OBV-Logistiek B.V. heeft bepaald welke gegevens noodzakelijk zijn voor de verwerking, is OBV-Logistiek B.V. de verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. In deze gevallen is de verstrekking van persoonsgegevens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst met de klant.

Rechtsgronden voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens in RailSysteem berust op de volgende rechtsgronden:

de verwerking berust op uw toestemming;
de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij uw werkgever partij is;
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

De persoonsgegevens die voor diverse producten en diensten worden verwerkt op RailSysteem, kunnen onderscheiden worden op basis van welke partij kwalificeert als de verwerkingsverantwoordelijke.

Indien OBV-Logistiek B.V. kwalificeert als verwerkingsverantwoordelijke, gaat het vooral om de voor het RailSysteem-account benodigde gegevens: voornaam dan wel voorletters en achternaam, e-mailadres en, mits door uzelf gewenst, geboortedatum en -plaats alsmede adresgegevens.

Indien de klant (uw werkgever) verwerkingsverantwoordelijke is, gaat het onder meer om voornamen dan wel voorletters en achternamen, geboortedatum en -plaats, adresgegevens, e-mailadressen en eventueel een pasfoto, documentnummer van identiteitsbewijs, personeelsnummer en interne personeelsgegevens, chipcodes, bevoegdheidsgegevens (waaronder wegbekendheid, rijdagen en materieelbevoegdheden), geldigheidsdata van medische en psychologische keuringen (zonder medische inhoud), toetsresultaten BSB, VGM en/of VCA, beperking, (veiligheids)functie en ID en ID-check indien een betrokkene afkomstig is van buiten de EER.

Doeleinden van de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens is nodig om gebruikers toegang te verlenen tot het systeem, om te communiceren met gebruikers, om passen en aanvullende bevoegdheidsbewijzen op te stellen en in te vullen en eventueel om documentatie toe te zenden. RailSysteem werkt daarnaast als een soort cloud, waardoor gebruikers zelf persoonsgegevens kunnen verwerken voor een of meer diensten of producten.

RailSysteem gebruikt geen tracking of advertenties en geeft geen gegevens door (bijv. middels verkoop). Tevens neemt OBV-Logistiek B.V. geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen.

De mobiele app

De RailSysteem-app geeft gebruikers dezelfde inzage als de webapplicatie. Hoofdzakelijk gaat het dan om eigen vakbekwaamheidsgegevens en documenten (m.n. handboeken en publicaties over tijdelijke snelheidsbeperkingen) en voor gebruikers met een leidinggevende rol ook inzage in de gegevens van medewerkers die zij in RailSysteem beheren. Aanvullend geldt nog het volgende voor de app:

Voor gebruik zonder internetverbinding bewaart de app een kopie van deze gegevens en gedownloade pdf’s lokaal op het toestel, binnen de afgeschermde opslag van de app. Het inlogtoken staat in de beveiligde sleutelhanger van het besturingssysteem.
Bij het uitloggen worden alle lokale gegevens gewist, inclusief gedownloade documenten. Een wachtwoordwijziging trekt de toegang van het toestel op afstand in.
De app verzamelt geen locatiegegevens en bevat geen tracking of analyse door derden.

Logging

Om misbruik te voorkomen registreert de server inlogpogingen (tijdstip, IP-adres en apparaatnaam) en downloads van gewatermerkte handboeken. Vragen aan de AI-assistent worden met vraag en antwoord gelogd voor kostenbewaking en kwaliteitscontrole. Beantwoording geschiedt uitsluitend op basis van de handboekteksten.

Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst die gesloten is met een klant, tot het einde van de diensttijd van een gebruiker (tenzij de overeenkomst met de klant hieraan voorafgaat), een en ander in overeenstemming met het bepaalde in artikel 5 lid 1 onder e AVG. Voor persoonsgegevens die per e-mail zijn verwerkt geldt dat de gegevens minimaal drie jaar bewaard dienen te worden. Lokale kopieën op een toestel bestaan totdat de gebruiker uitlogt, de app verwijdert of de opslag in de app-instellingen wist.

Cookies

Op de webapplicatie en e-learningomgeving van RailSysteem zijn uitsluitend technische en functionele cookies actief, bijvoorbeeld om u ingelogd te houden en uw voorkeuren te bewaren. Desgewenst kunt u de browser zo instellen dat er geen cookies worden toegestaan, maar in bepaalde gevallen kan dit de optimale werking van RailSysteem belemmeren. De mobiele app gebruikt geen cookies.

Delen persoonsgegevens met derden

OBV-Logistiek B.V. geeft uw gegevens niet door aan derden (bijvoorbeeld door verkoop) en zal deze nooit voor (andere) commerciële doeleinden delen met derden. Persoonsgegevens worden uitsluitend aan derden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst en/of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Het gaat dan om een beperkt aantal sub-verwerkers die in opdracht van OBV-Logistiek B.V. verwerken, met name voor dataopslag. Met deze sub-verwerkers is een sub-verwerkersovereenkomst afgesloten, zodat hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd dat OBV-Logistiek B.V. hanteert.

Beveiligingsmaatregelen

OBV-Logistiek B.V. neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Indien u het gevoel heeft dat uw persoonsgegevens toch niet goed beveiligd zijn of indien er volgens u aanwijzingen zijn van misbruik, dan kunt u contact opnemen met ons via de eerder genoemde contactgegevens.

Rechten van gebruikers van de website

Als gebruiker van RailSysteem heeft u conform de AVG diverse rechten aangaande uw persoonsgegevens die worden verwerkt. Voor zover OBV-Logistiek B.V. optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, alsook de verwerking die op u betrekking heeft te beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking. Tevens heeft u recht op gegevensoverdraagbaarheid. Voorts heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot geldt dat indien u zelf toestemming heeft verleend voor de verwerking, u als betrokkene te allen tijde deze toestemming mag intrekken (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking).

U kunt een verzoek inzake het voorgaande sturen naar de eerder genoemde contactgegevens of naar uw werkgever als verwerkingsverantwoordelijke. Indien uw werkgever optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, kunt u zich voor de uitoefening van voornoemde rechten tot deze partij richten.

Laatst bijgewerkt: 22 juli 2026